Seguramente tienes el apoyo de una agencia de comunicación interna que te ayuda a diseñar campañas y a desarrollar materiales de comunicación.
Pero...
Como en tu área de comunicación interna tienes desafíos que van más allá de la producción de mensajes, te interesa que tu agencia te respalde para actividades de corte más estratégico.
Por ejemplo, te gustaría que te ayudara a definir contigo el plan de comunicación para el siguiente año.
O bien...
que tú le dieras el brief de una campaña y ellos resolvieran —con tu participación en el proceso— desde la estrategia hasta la ejecución.
¿Por qué?
Porque te interesa atender otros temas de tu área que son cruciales para:
• la compañía
• el fortalecimiento de tu área y
• el posicionamiento de tu figura, al interior de tu empresa.
Actividades, que sobra decir: sólo puedes hacer tú.
Entonces te preguntas:
¿Mi agencia tendrá la capacidad para apoyarme en ese nivel estratégico?
¿Podré delegarle más actividades operativas y tener en éstas una participación más ágil y puntual?
¿En qué puedo contribuir yo, para lograrlo?
Si esas preguntas te han pasado por la cabeza, créeme, no eres la única o el único.
La comunicación interna es muy compleja y muchos de los encargados de gestionarla, en algún momento se sienten:
Abrumados
Por la cantidad de tareas que deben hacer.
Poco respaldados
Porque saben que podrían delegar más, pero al final acaban haciendo mucho solos.
Limitados
Con muchas ideas, pero con poca capacidad real para emprenderlas.
Por eso una agencia de comunicación interna especializada es tan importante.
Porque, en la práctica, te puede apoyar no solo con una gran cantidad de labores operativas, sino también estratégicas.
Puedes leer más acerca de esto en el punto 3 de este post.
Pero entonces...
¿Cómo sacarle más provecho a tu agencia de comunicación interna?
En este post me gustaría dirigir tu atención a dos cuestiones básicas...
¿Qué es lo primero que puedes hacer?
Lo que siempre hacemos: un diagnóstico.
Es muy importante que hagas un rápido análisis de las fortalezas y debilidades de tu agencia.
Pero no sólo eso.
También será necesario que eches un vistazo a tu gestión.
Porque la efectividad de una agencia también va ligada a labores propias de tu área o a la madurez de ciertos procesos en tu empresa.
Pero vayamos por partes.
Centrémonos en tu agencia.
Te propongo que me des una licencia metodológica y uses este sencillo check list para que evalúes factores clave que determinan qué tanto tu agencia te puede respaldar.
¿Por qué digo licencia metodológica...? Porque en realidad es muy subjetiva, pero nos ayudará a hacer concreto algo que no lo es tanto.
De cualquier manera, con este check list aprovecharemos que tú conoces el desempeño tu agencia, de modo que puedes emitir un juicio basado en tu observación.
¿Qué hay que hacer...?
Simple: califica del 1 al 10 o del 1 al 3 donde corresponde.
La idea es que tengas una referencia numérica de habilidades y capacidades clave.
¿Te parece?
PRIMERA PARTE
¿Es especializada?
¿Conoce los procesos que se dan al interior de las empresas y sabe cómo comunicar efectivamente a los colaboradores?
Califica del 1 al 10
¿Tiene visión estratégica?
¿Concibe a la comunicación como una herramienta para ayudar a la empresa a lograr sus propósitos?
Califica del 1 al 3
¿Distingue la diferencia entre las metas de la organización y los objetivos de comunicación?
Califica del 1 al 3
¿Es capaz de diseñar un plan de acción para lograr objetivos concretos?
Califica del 1 al 3
¿Tiene solvencia creativa?
¿Tiene la habilidad para traducir la estrategia en esfuerzos de comunicación de buena factura y efectivos?
Califica del 1 al 10
Aquí puedes hacer un recuento de tu calificación. El puntaje máximo es 29.
SEGUNDA PARTE
¿Tiene capacidad de respuesta?
Es decir, cuenta con el talento necesario para darte soluciones efectivas de...
¿Planeación estratégica?
Califica del 1 al 3
¿Conceptualización creativa?
Califica del 1 al 3
¿Copywriting?
Califica del 1 al 3
¿Cuidado editorial?
Califica del 1 al 3
¿Conceptualización y desarrollo visual?
Califica del 1 al 3
¿Gestión de tu cuenta?
Califica del 1 al 3
¿Planificación y propuesta de medios?
Califica del 1 al 3
¿Desarrollo de soluciones digitales?
Califica del 1 al 10
Aquí corresponde que hagas otro recuento de tu calificación. El puntaje máximo es 24.
Analicemos las capacidades de tu agencia de comunicación interna
Muy bien, con esto tienes una radiografía express de tu agencia.
Si en la primera parte la sumatoria de tu calificación da menos que 16, entonces, eso sería un indicador de limitaciones de fondo en la agencia.
Por lo que difícilmente te podrá ayudar en labores estratégicas.
Pero si es mayor a 16 es una buena noticia.
Querría decir que es robusta en cuestiones de fondo.
Si en la segunda parte su calificación es menor que 16, también es un indicador de problemas estructurales, pues querría decir que su plantilla en general es débil y por lo mismo su brazo ejecutor.
Pero si es mayor a 16 son buenas noticias para ti, porque el conjunto es de aceptable a sobresaliente.
Además, en ese caso, sería muy factible que afinando acciones que te competen a ti podrías obtener mejores resultados de tu agencia.
¿Por qué digo que la capacidad de respuesta de tu agencia podría mejorar al analizar aspectos de tu gestión?
Porque en lo que entrega una agencia de comunicación siempre hay dos partes involucradas.
Su talento y capacidades por un lado y tú como responsable de la comunicación interna, pero también tu empresa, por el otro lado.
En la siguiente parte verás claramente el porqué...
¿Qué aspectos que le competen a tu área y a tu empresa te conviene analizar para detectar cómo podrías aprovechar mejor a tu agencia?
Te propongo centrarnos en 3:
La planificación
La información
El seguimiento
Esos son tres factores surgen de tu empresa y tienen un impacto directo en los resultados de tu agencia.
Te sorprenderá lo estrecho de la relación.
La planificación
Si tienes un horizonte anual de necesidades de comunicación interna, te será mucho más fácil programarte y programar a tu agencia para el desarrollo de los esfuerzos necesarios.
Una buena planificación evita:
- Bomberazos innecesarios
- Desarrollos "sobre las rodillas"
- Resultados pobres o menores a lo posible
En verdad es así:
La capacidad de respuesta de tu agencia es directamente proporcional al grado de planificación que tengas para la comunicación interna en el año y a la forma cómo la gestiones.
Algunas preguntas que te pueden ayudar para ubicarte en este caso son:
¿Cuáles proyectos de comunicación interna son recurrentes cada año?
¿Cuáles son las fechas clave de esos proyectos para:
- Recabar la información
- Desarrollar la propuesta de solución
- Afinar la propuesta hasta tener los materiales listos para su difusión?
¿Qué problemática se presentó el año pasado y cómo puedo anticiparme para que no se repita?
Si planificas con tu tiempo tus necesidades de comunicación le ayudarás muchísimo a tu agencia a servirte mejor.
—Claro que... si aún así no te responde como deseas, entonces ese ya es otro problema—
La información
Esto es vital, vital. vital. Y no exagero.
Toda relación efectiva con una agencia de comunicación interna comienza con la calidad de la información que se le brinde.
¿Por qué?
Porque es imposible hacer estrategia si no hay información suficiente. En verdad, no se puede.
El riesgo de crear una estrategia equivocada por el simple hecho de no tener las fechas precisas es muy alto.
Es imposible hacer un desarrollo creativo efectivo si los datos de origen fueron mal transmitidos o están equivocados.
No es lo mismo buscar peras que manzanas.
No es posible hacer buen copy si no se indica claramente lo que se quiere lograr con la comunicación.
Si falta todo lo anterior, un buen director de arte puede hacer un diseño ultra atractivo, pero imposible que sea efectivo.
De ahí la importancia de la transmisión de la información.
Esta frase aplica perfecto para la comunicación estratégica:
Un problema bien identificado es un problema 75% resuelto.
Pero si falta algún dato, por pequeño que parezca, todo puede irse literalmente a la basura.
¿Qué ganas al transmitir adecuadamente la información clave y suficiente para el desarrollo de un esfuerzo de comunicación?
- Ganas tiempo
- Ganas efectividad
- Ganas felicidad, para ti, para tu gente y para tu agencia
Algunas preguntas que te pueden ayudar para situarte en este caso son:
¿Uso el brief como documento indispensable para que mi agencia de comunicación interna sepa exactamente qué es lo que necesito?
¿La información que contienen los briefs es clara y concreta? ¿Si yo estuviera del lado de la agencia y a mí me dieran el brief sabría exactamente qué hacer?
¿Doy a tiempo información complementaria (documentos base) para el desarrollo de todos los proyectos?
¿Le digo a la agencia de cuánto presupuesto dispongo para cada proyecto? —No es lo mismo planificar la creatividad para un esfuerzo de 5 mil dólares, que para uno de 20 mil—
¿Soy consciente de que si le falta información a la agencia es muy probable que el desarrollo no sea el deseado y por lo tanto la responsabilidad del resultado será compartida?
Si te das cuenta, la respuesta a estas simples preguntas te darán áreas de oportunidad muy importantes. Y si es tu caso, revertirlas ayudará a que tu agencia te de una respuesta mucho más efectiva.
Nosotros desarrollamos un curso en el que una parte está dedicada al briefing especializado en comunicación interna. No para ti, como responsable del área, sino para tus clientes internos.
Te recomiendo mucho le eches un vistazo aquí.
El seguimiento
Ya por último, algo que no lo parece, pero es clave para mejorar la capacidad de respuesta de tu agencia y está de lado de tu empresa es el seguimiento.
¿A qué me refiero?
A la continuidad de los proyectos.
O, al contario: al tiempo muerto entre el desarrollo de una esfuerzo de comunicación y la extensa revisión del mismo.
Imagínate que planificas tu año y todo está perfecto; que le das a tu agencia la información necesaria y, claro, te hacen un buen desarrollo, pero luego pasa más de un mes y tu agencia no tiene noticias de ese proyecto.
¿Por qué?
Porque tu cliente interno se ha tardado, ha priorizado otros temas o simplemente está rebasado.
Entonces, se acerca el tiempo de difusión y mes y medio después urge. Los cambios que piden no son muchos, pero la exigencia de tiempo ahora es crítica.
¿Qué sucede...?
Que todo lo que se había ganado se perdió. Que a la agencia le costará un trabajo enorme volver a meterse al tema, pensar las mejores maneras de solucionar los cambios que se le piden y lo peor:
Esa urgencia altera el orden de todos los demás proyectos en los que están trabajando —Incluyendo otros tuyos— por lo que se genera un efecto cascada.
¿Te das cuenta...?
Este tema rebasa a tu área. Depende en gran medida de la buena organización de tu cliente interno. Pero al final repercutirá en:
- tu área
- tus resultados y
- en el estrés que inviertas en tu gestión.
Por ello es tan importante que tengas un sistema bien establecido de tiempos y movimientos con tu cliente interno.
Muchas veces esas lagunas de seguimiento se pueden resolver con voluntad de tu cliente interno. Si él está sensibilizado acerca de los múltiples proyectos que gestionas y en la importancia de seguir un procedimiento, la historia puede cambiar. Para ti, para tu agencia y para tus resultados.
Sensibilizar a tu cliente interno es otro de los objetivos del curso que te comenté en el punto anterior y que te recomiendo ver.
Bueno, pues hasta aquí este post...
Quizá te preguntes, ¿por qué escribe Luis acerca de esto?
En este caso, porque me interesa mucho ayudar a mis clientes, en particular, y a los comunicadores internos en general, porque los veo metidos en el día a día, extenuados y de pronto sin posibilidad de ver cosas simples que están ahí a su alcance y les pueden cambiar la vida. El buen uso del brief es una de esas cosas, por eso es que en el curso que te comenté damos 12 briefs especializados en comunicación interna.
Pero bueno, eso es tema de otro post.
Muchas gracias por tu compañía. En verdad me dará mucho conocer tu opinión.
Saber en qué te gustaría que tu agencia de comunicación te ayudara más...
Qué aspectos podrías mejorar de tu parte para tu beneficio...
En fin. Ya ves que este tema me apasiona...
Bueno, pues te mando un fuerte abrazo y seguimos en contacto.
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