Aquí encontrarás una hoja de ruta 100% aplicable con 16 acciones para lograrlo.
De una vez me gustaría anticiparte que no es una receta mágica.
Eso no existe, pero sí una guía viable.
Si la pones en práctica o trabajas algunos de estos puntos sabrás que vas en la dirección correcta para lograr:
• Un área de comunicación más estratégica que operativa
- El fortalecimiento de tu marca personal interna.
• El aumento en la percepción del valor que aporta la comunicación interna a tu empresa.
¡Y eso es bueno para todos!
Debido a que este es un post muy completo hice para ti un resumen infográfico que podrás ver abajo en esta entrada o puedes descargar aquí.
El descargable es un PDF con ligas activas a publicaciones complementarias de varios especialistas, no sólo de habla hispana.
Para adentrarnos en este post te propongo empezar con un sueño, es decir, un escenario ideal, para después enfocarnos en las acciones para construirlo.
¿Por qué escribo acerca de esto?
Porque sé que gestionar la comunicación interna es muy absorbente y es muy fácil perderte en una gran cantidad de actividades.
Y porque mucho se habla del "nuevo" rol estratégico de la comunicación interna, pero poco se dice de cómo lograrlo en la práctica.
Sí, en medio de tu día a día.
En esa práctica tuya que nunca para y está cargada de múltiples compromisos.
Por supuesto que con lo que escribo aquí no pretendo inventarte el hilo negro, pero estoy seguro que te ayudará como recordatorio de qué acciones es conveniente que realices para fortalecer tu imagen dentro de la compañía.
¿Porque quién mejor que tú para liderar la transformación de un área de comunicación interna?
y...
¿Qué mejor momento para hacerlo que 2017?
Si te fijas, esa es la idea central de este blog:
Reflexionar acerca de temas importantes para tu labor, pero que —por las exigencias de tu día a día— no tienes tanto tiempo para enfocarte en ellos o; brindarte herramientas prácticas que te ayudarán a aprovechar mejor el tiempo en tu gestión.
Bueno pues qué te parece si comenzamos...
Índice de contenidos
- 1 PRIMERA PARTE: EL SUEÑO
- 2 SEGUNDA PARTE: EL PODER DE LOS SUEÑOS Y LA IMPORTANCIA DE PONERLES FECHA
- 2.1 Ser reconocidos como especialistas en procesos de comunicación
- 2.2 Una dirección general que comprende, valora y desea aprovechar la comunicación interna
- 2.3 Lograr una silla en las sesiones de planeación estratégica de la compañía
- 2.4 Una política de comunicación interna vigente, apegada a las necesidades de la organización y apoyada por la dirección general
- 2.5 Un equipo directivo que comprende, valora y desea aprovechar el poder de la comunicación interna para lograr sus objetivos
- 2.6 Una Cultura corporativa definida y vigente
- 2.7 Tener resultados de estudios o indicadores relevantes para la comunicación interna
- 2.8 Perfil de públicos internos
- 2.9 Una base de datos de todo el personal optimizada para los fines de la comunicación interna
- 2.10 Un catálogo completo de medios de comunicación interna disponibles en la empresa
- 2.11 Un equipo de colaboradores de la comunicación interna
- 2.12 Líderes conscientes de su rol protagónico para la comunicación interna
- 2.13 Colaboradores que saben quiénes son los clientes finales de la empresa y son empáticos con ellos aunque no los vean nunca
- 2.14 Colaboradores que conocen la política de comunicación para redes sociales interna y externas y comparten conocimiento de manera responsable
- 2.15 Un sistema establecido para la medición de resultados
- 2.16 Una agencia de comunicación interna que te respalde con visión estratégica y gran oficio para la ejecución
- 2.17 Resumen infográfico para que no se te olvide cómo lograr lo que soñaste
- 3 TERCERA PARTE: ¿CÓMO PONER EN PRÁCTICA ESTAS MEDIDAS?
- 4 REFERENCIAS
PRIMERA PARTE: EL SUEÑO
Imagina esta situación:
Es domingo en la noche. Sales del cine, acabas de ver la película que esperaste todo un año.
Te encantó y ese fue un gran broche de oro para terminar tu fin de semana.
Te duermes con esa satisfacción de quien ha cumplido con todo... y,
al día siguiente...
Al llegar a tu trabajo te encuentras con que:
1. En la empresa te reconocen como alguien que sabe muy bien cómo manejar procesos de comunicación.
Te ven como especialista.
Como alguien útil a quién acudir por consejo, asesoría o servicio para la misma empresa.
2. Además, ese día, por un encuentro casual con el director general te das cuenta de que comprende y valora el potencial de la comunicación interna y desea aprovecharla como catalizador para lograr con éxito sus propósitos.
Es decir, te tiene muy presente y pronto te llamará.
3. Nunca imaginaste que el director te convocaría tan rápido: ese mismo día te llega un correo electrónico indicándote que en breve se hará la primera sesión de planeación estratégica para el siguiente ciclo.
Y no, esta vez no sólo te piden hacer la invitación para los asistentes, además te han dado una silla en las sesiones para definir el rumbo de la empresa.
4. La agradable sorpresa de la invitación te hace recordar que para la política de comunicación interna habías sugerido agregar un apartado donde se establecía la necesidad de contar con el responsable de la comunicación interna en esas sesiones.
Abres tu cajón y te das cuenta de que ahí está el documento que tanto trabajo te costó realizar y que efectivamente, tu reciente invitación tiene su origen en esa política.
Vas al final del documento y te das cuenta de que está la firma de todo el equipo directivo.
5. Más tarde, en una reunión con el equipo directivo, te percatas que cada uno de los integrantes comprende mejor a la comunicación interna y no sólo eso, hablan entusiasmados de sus planes y notas que también están contando con el apoyo de tu área para conseguir lo que traen entre manos.
Incluso, el Director de Recursos humanos te dice que está muy interesado en adelantar la sesión estratégica para detectar las necesidades de comunicación de su área para el próximo año. Que ya ha pedido a su asistente que le bloquee dos horas para ese propósito, justo después de que terminen las sesiones de planeación de la empresa.
6. Al salir de la reunión, te encuentras con un compañero de operaciones. Alguien muy simpático, que te hace una broma ingeniosa que te deja ver dos cosas:
- uno, que conoce tu última campaña de Cultura y;
- dos, que está aplicando la esencia a un aspecto de su día a día.
Por lo que piensas: "bien, la campaña de Cultura está funcionando"
7. Al llegar a tu escritorio te encuentras con un compañero que lleva impresos unos documentos y te dice: —aquí están los resultados de los estudios que me pediste.
Los revisas y son 6:
- Conocimiento y penetración de la Cultura organizacional
- Clima organizacional
- Niveles de rotación del personal
- Niveles de satisfacción de los clientes
- Niveles de conocimiento, por parte del personal, de la propuesta de valor de la compañía y de los principales productos o servicios que ofrece
- Nivel de conocimiento que los colaboradores tienen acerca de la propuesta de valor al empleado
- Qué es lo que más le interesa a los empleados de la empresa. Qué les genera orgullo; qué los compromete y motiva; qué los desanima.
8. Al revisar el último informe —el relacionado con los intereses y motivaciones de los empleados— te das cuenta de que en él están aplicados los perfiles de tus públicos objetivo que durante tanto tiempo desarrollaste.
Abres tu cajón y ves un documento en donde están perfilados todos tus públicos internos, lo sacas para compararlos y sí. Son los mismos.
Para ese momento no puedes creerlo y... Te pellizcas para despertar del sueño, pero nada pasa, así que continúas.
9. En el folder que contiene el documento con el perfil de tus públicos hay un post it.
Te indica que revises la nueva base de datos de los colaboradores de la empresa. Fue diseñada con las características que le interesan a tu departamento de comunicación.
10. A tu celular llega la notificación de que está listo el archivo con el catálogo completo de medios de comunicación interna que tu agencia te está elaborando.
El ejecutivo de cuenta te explica que no sólo es un listado, sino además están las locaciones, medidas y recomendaciones para uso de cada medio.
11. Al recibirlo recuerdas que, tras revisar el catálogo lo deberás mandar a tu equipo de champions de comunicación, es decir las personas clave que detectaste en todas las áreas de la organización para que te ayuden con las labores de comunicación interna.
Los has agrupado por tipo de soporte que te dan:
• Apoyo en cuestiones básicas como colocar en tiempo y forma los materiales de comunicación
• Apoyo para generación de insumos y contenidos para la gestión de campañas y medios internos.
12. Al caminar por el pasillo te encuentras con un gerente, quien te dice que te verá en dos horas en la reunión para discutir los talking points de la próxima fase de la campaña.
Te dice además que la capacitación para desarrollar habilidades de comunicación le está siendo muy útil y que ya la está poniendo en práctica.
13. Más adelante en el pasillo, te topas con una pantalla, en donde está transmitiéndose un testimonio de un cliente real que habla de la vivencia con la marca.
Hay varios colaboradores viéndolo. Te paras al lado, y al final una te comenta: "Qué buena está esta serie. Yo que nunca veo a los clientes, ahora me queda muy claro para qué hago todo lo que hago."
14. Otra de las personas que estaba viendo el testimonio te dice que compartirá en redes sociales ese video y..., de inmediato la tercera persona le dice que no, que ese video, por política de uso de redes sociales internas y externas no se puede subir.
Te quedas viéndolos sin intervenir. Ves cómo después de discutir el punto llegan a la conclusión de que ese material, no sólo es apto para redes sociales externas, sino que además deseable que se comparta, porque expresa el diferenciador de la compañía en voz de un cliente satisfecho. Y que la política de uso de redes social así lo permite.
15. Ya casi para cerrar el día te llegan los resultados preliminares de la campaña de Cultura. Los lees y van muy bien.
Al abrir la carpeta donde guardarás ese archivo, ves que tienes expedientes de cada una de las mediciones importantes para el área de comunicación interna.
Abres cada carpeta y te das cuenta de que con base en esos resultados tu participación en las sesiones de planeación estratégica será muy objetiva...
Tus opiniones estarán bien fundamentadas y eso será benéfico para el fortalecimiento de tu área para el siguiente ciclo.
16. Te llega una notificación de tu agencia de comunicación interna donde responden a un correo que les mandaste hoy a medio día. Te indican dos cosas:
- que a partir del día siguiente te podrán presentar el rediseño editorial de los medios electrónicos de comunicación interna y
- que están listos para reunirse contigo, al terminar las sesiones de planeación con el equipo directivo de tu empresa, para definir el horizonte estratégico de comunicación del próximo ciclo. —Te felicitan por tu nueva silla en esas sesiones—
Y así, al agendar la reunión con tu agencia, das por terminado un día de "ensueño". Son las 6 de la tarde y te aprestas para irte a casa con satisfacción.
SEGUNDA PARTE: EL PODER DE LOS SUEÑOS Y LA IMPORTANCIA DE PONERLES FECHA
¿Para qué son los sueños si no para perseguirlos?
Su verdadero poder está en que sirven como imágenes objetivo que nos guían para no extraviarnos ni fatigarnos.
Estas 16 imágenes objetivo conforman una hoja de ruta.
No están organizados por orden de ejecución, pues eso dependerá del estado en el que se encuentre tu área y de la complejidad de la misma, pero sin duda cada una de estas imágenes objetivo te ayudará a fortalecer tu área de comunicación interna...
Ser reconocidos como especialistas en procesos de comunicación
Todas las personas comunicamos. Pero no todos somos estudiosos de los procesos de comunicación ni generadores de esos procesos de manera optimizada.
Aunque todo el mundo la conozca, la comunicación interna es muy poco comprendida por nuestros compañeros de trabajo, y muchas veces confunden cual es nuestra labor.
Estoy seguro de que alguna vez han ligado tu trabajo a actividades operativas como la confección y envío de emails.
(Por ello escribí este post con una definición muy completa)
El día en que nos reconozcan como especialistas en procesos de comunicación será un gran día.
¿Qué hay que hacer para lograrlo?
Nos toca a nosotros explicar con claridad:
- Cuál es nuestra labor
- Hasta dónde llega nuestra responsabilidad, y sobre todo...
- Hacer tangibles los resultados de nuestro trabajo.
Este último punto es crucial...
Si queremos ser vistos como especialistas necesitamos mostrar los resultados de nuestro trabajo.
"Aplicar el Branding Personal como comunicadores nos permite generar confianza/credibilidad por lo que hacemos, hace posible nuevas oportunidades en el mundo empresarial y de los Negocios, con una clara Estrategia que parte desde nuestro ser."
Gabriel Patrizzi. Referencia 13 en la infografía.
Una dirección general que comprende, valora y desea aprovechar la comunicación interna
Dar por hecho que el director general conoce todo el potencial de la comunicación interna para su proyecto es un error.
Sí, ahora todos los directores la ven con buenos ojos, pero ¿cuál es el concepto que tienen de ésta?, ¿qué utilidad le ven para sus metas?, ¿qué tan necesaria la perciben?
Es nuestra responsabilidad indagarlo.
Cada cabeza es un mundo, pero la cabeza del director general determina muchas acciones de nuestro mundo. Por ello hay que conocer de primera mano cómo concibe a nuestra actividad.
No hacerlo es muy peligroso.
Conociendo eso sabrás qué puntos reforzar y cuáles construir para una conveniente concepción de la comunicación interna.
¿De quién es la responsabilidad promover el potencial de la comunicación interna?
Es nuestra.
Si logras que la dirección general vea la utilidad concreta que la comunicación interna tiene para su proyecto, lograrás un círculo virtuoso que facilitará toda tu actividad.
Apoyo de la dirección significa:
- Presencia en donde se dan las decisiones importantes
- Respaldo y libertad para poner en práctica las medidas de comunicación necesarias
- Recursos para llevarlas a cabo
"Desaparecerás si no alineas las acciones de comunicación con los objetivos de negocio, y conseguirlo dependerá en buena medida de que la dirección general lo decida así."
Mildred Laya. Referencia 2. en la infografía. P44
Lograr una silla en las sesiones de planeación estratégica de la compañía
Esto es consecuencia del punto anterior.
Paradójicamente, aunque se le desconozca, mucho se espera de la comunicación interna
Pero...
¿Cómo vas a ayudar al logro de los grandes objetivos de la dirección si no conoces de primera mano, no sólo la estrategia sino la discusión que hay detrás?
Esa silla es determinante.
Por cuestiones de estrategia de comunicación, pero también por fines prácticos:
Podrás...
• Conocer los retos y motivaciones que hay detrás del rumbo que se le quiere dar a la compañía.
• Opinar desde la óptica de la comunicación interna.
• Conocer en unas cuantas sesiones los puntos de vista de cada una de las áreas de la empresa.
No es lo mismo hacer estrategia de comunicación con el panorama completo que con fotografías parciales de la empresa.
La efectividad de la comunicación radica en la estrategia y por ende en las condiciones en que ésta se diseña. El peor enemigo de un estratega es la desinformación.
¿Y cómo se logra esa silla?
Ciertamente eso es imposible sin haber demostrado la utilidad real de la comunicación interna y sin tener el apoyo de la Dirección general.
Pero además, necesitarás trabajar en ese mismo sentido al equipo directivo.
"No es creíble decir que la comunicación es decisiva si esto no se refleja en el consejo directivo de la organización de turno. Esa es la verdadera prueba del algodón del peso de este departamento en la empresa."
Anuario de la comunicación 2015. Dircom. Referencia 5 en la infografía. P 34
Una política de comunicación interna vigente, apegada a las necesidades de la organización y apoyada por la dirección general
A las palabras se las lleva el viento.
Por eso es tan importante que queden por escrito las reglas del juego para la comunicación interna:
- Ubicación en el organigrama
- Definiciones
- Objetivos
- Alcances
- Procedimientos
- Responsables.
Todo debe estar ahí y firmado por el equipo directivo.
Pero nuevamente debes tener en cuenta algo...
A nadie le interesa definir la política de comunicación interna, por ello si tú no la promueves, nadie lo hará.
Pero si la consigues tendrás una herramienta muy poderosa que te ahorrará mucho tiempo, porque así todo el mundo sabrá qué le corresponde hacer y qué no.
La estrategia de comunicación interna en una empresa se define desde la concepción que se tiene de ésta y se administra todos los días.
"Las empresas muchas veces se preguntan en qué lugar del organigrama debe estar ubicado un Dircom... (Joan Costa señala que) debe estar necesariamente ligado a la Dirección General, que es la que define las políticas principales."
Alejandro Formanchuck. Referencia 10 en la infografía.
Un equipo directivo que comprende, valora y desea aprovechar el poder de la comunicación interna para lograr sus objetivos
Al igual que en el punto 2, no es conveniente dar por sentado que los demás directores de la empresa conocen el potencial de la comunicación interna, así como los límites de tu labor.
Por eso es tan importante saber qué percepción tienen de ésta para trabajar con ellos hasta que la vean como realmente es y sobre todo vean el potencial para sus propósitos.
Por supuesto habrá algunas áreas más fáciles de sumar que otras.
Recursos Humanos es clave, afín y totalmente complementaria.
Después de la dirección general, es el principal cliente para de la comunicación interna. A esta no te debería ser tan difícil sumarla.
Aunque habrá otras con las que deberás hacer labor más detallada para que comprendan: el alcance, potencial para ellos, procedimientos y límites de tu área.
¿Qué beneficios te traerá esta labor?
Muchos:
Desde el fortalecimiento de tu figura que te facilitará tu labor estratégica, hasta cuestiones meramente operativas.
¿Cómo lograr que el equipo directivo valore y participe activamente contigo?
Con un plan de acción creado específicamente para mostrarles lo que la comunicación interna es capaz de hacer por ellos y hacerles ver por qué su participación activa en momentos clave es determinante para sus para sus propósitos.
"La comunicación interna sabe que el ejemplo es el medio más efectivo para predicar, por eso implica a todos los directivos, los suma en los planes y programas." —Conseguir el apoyo de la alta dirección. Reto 9 de la Comunicación Interna—
Lelia Zapata. Referencia 4 en la infografía.
Una Cultura corporativa definida y vigente
Este punto seguramente te llamará la atención.
Es diferente de los demás.
Y quizá te preguntes —¿Por qué el tener una Cultura corporativa definida y vigente debería ser una imagen objetivo para mí, como responsable de la comunicación interna?
Y tienes toda la razón en preguntártelo.
El motivo por el que está contenido aquí es simple:
La cultura de una empresa no sólo es vital para la organización.
Además se convierte en un activo de comunicación interna muy importante:
Te da un contexto con el cual trabajar una gran cantidad de proyectos.
Si logras tener una cultura reconocida, comprendida y aplicada, te será mucho más fácil emprender proyectos de comunicación más complejos y ambiciosos.
Por eso debería ser para ti una prioridad.
Porque una cultura bien cimentada te permitirá dar mejores resultados y por lo mismo fortalecer a tu área y a tu marca personal.
Aquí puedes ver un ejemplo del manejo de la Cultura que hicimos para Coca-Cola FEMSA.
"Joan (Costa) señala que la Cultura de una empresa se expresa en la Visión, Misión y Valores pero no se construye con declaraciones ni normas impuestas.
Él afirma que una Cultura será integradora sólo si se hace presente y visible en la conducta de los líderes de la empresa. Por eso, para que la Cultura se fomente y se asuma como tal, hay que “realizarla” y no sólo “verbalizarla”.
Alejandro Formanchuck. Referencia 10 en la infografía.
Tener resultados de estudios o indicadores relevantes para la comunicación interna
¿Cómo podrás demostrar la valía de la comunicación interna?
Con resultados.
Y para mostrarlos necesitarás contrastar.
Por ello es indispensable que cuentes con información útil para tus propósitos.
¿Qué tipo de información?
Por supuesto:
• El plan estratégico de la compañía que sale de las reuniones de planeación a las que nos referimos anteriormente.
• Los resultados de la encuesta de clima organizacional...
Pero además, temas que representan puntos de dolor para la compañía con los cuáles te será más fácil mostrar el antes y después.
Como pueden ser niveles de:
- Rotación del personal y principales causas
- Ausentismo
- Productividad
- Satisfacción de los clientes
- Conocimiento, por parte del personal, de la propuesta de valor de la compañía y de los principales productos o servicios que ofrece
- Conocimiento de los colaboradores acerca de la propuesta de valor al empleado
- Conocimiento y penetración de la Cultura organizacional entre el personal
- Engagement: principales intereses y motivaciones. Qué les genera orgullo; qué los compromete y motiva; que los desanima.
En fin, todo aquello que te sirva tanto para orientar tu gestión como para poner en relieve tus resultados (Métricas de impacto en el negocio).
Nuevamente, como lo comentamos anteriormente, a nadie más que a ti, le interesará que tengas esta información en tu escritorio.
Es más, dependiendo de cómo se den las cosas en tu compañía será posible que no te la quieran compartir o te la compartan con recelo.
¿Ves...?, esa es otra de las razones por las cuales te conviene tener una fuerte relación con el equipo directivo en su conjunto.
"Hemos de pedir a las áreas con las que colaboramos que nos incluyan en sus indicadores. Si se mide la productividad o se pone en marcha un plan de recorte de gastos, si desde comunicación interna se contribuye a que se conozca, se comprenda y se participe, los ahorros conseguidos son también parte de nuestro trabajo."
Luis Miguel Díaz-Meco. Referencia 8 en la infografía.
Perfil de públicos internos
Cuando se trata de conocer a las audiencias ningún esfuerzo está de más.
Con certeza conoces bien a tus públicos. Es muy probable que, con aquellos más importantes hayas tenido sesiones de observación de su dinámica diaria para conocerles a fondo; que platiques con ellos constantemente para comprenderlos a profundidad.
Pero aún así, te aseguro que los puedes conocer todavía mejor.
Conocer mejor que nadie a tus públicos te dará una autoridad moral que te será muy útil a la hora de demostrar la valía de tu área y servicios.
Piénsalo así: muy pocos en la empresa tienen la oportunidad de conocer al universo de públicos. Tú sí. Es parte de tu trabajo como estratega y es una herramienta práctica muy poderosa.
Yo desarrollé una ficha que te puede ser de utilidad, ya que va más allá del mero perfil demográfico.
Está adaptada para las necesidades de comunicación interna y lo más importante:
Está diseñada para crees un retrato hablado de cada uno de los perfiles a los que te deberás dirigir constantemente dentro de la empresa.
Esas fichas serán muy útiles para tu agencia y así contribuirás a su efectividad.
Tan importante es que tú conozcas a tus públicos internos como que tu agencia tenga información precisa de ellos.
(En breve sumaré estas fichas a los recursos para suscriptores).
Una base de datos de todo el personal optimizada para los fines de la comunicación interna
Siguiendo con la línea del punto anterior...
El que cuentes con una base de datos actualizada, pero sobre todo con campos de información que se adapten a las necesidades de tu área será oro puro para ti.
Seguramente Recursos Humanos tiene la base de datos más actualizada del personal y eso puede ser una gran ventaja.
Sin embargo, necesitarás trabajarla y actualizarla para tus fines.
¿Para qué?
Para múltiples cosas, pero sobre todo porque estamos en tiempos en los que la comunicación 2.0 se está madurando.
Y ¿qué tiene que ver eso...?
Quiere decir que necesitarás información para personalizar todo lo posible la comunicación.
Ya sea que en tu empresa usen de lleno herramientas 2.0 o no, te aseguro que pronto lo harán y tener una base de datos funcional para ti es un "must".
Por eso este tema también representa una imagen objetivo.
Un catálogo completo de medios de comunicación interna disponibles en la empresa
Este tema es profundamente operativo. Pero sumamente importante.
Te sorprendería saber cuántas campañas de comunicación interna fallaron no por mala planeación o desarrollo de los mensajes.
Simple y llanamente porque el público objetivo no vio los mensajes.
¿Por qué?
Porque en una gran parte de la empresa no había las condiciones favorables para colocar los mensajes diseñados, producidos y, por lo tanto esos mensajes simplemente no fueron entregados.
Esto que parece algo tan trivial resulta fundamental si en tu horizonte está demostrar los buenos resultados de tu gestión.
Dar buenos resultados será imposible si no tienes el control de los medios en tu organización.
Para eso es el catálogo
Para que sepas...
• Cuáles son todas las paredes de la empresa en donde podrás colocar un cartel.
• En qué ubicaciones y con qué medidas podrás colocar una manta que seguro verán los colaboradores porque por ahí irremediablemente pasan.
• Qué espacios y medios emergentes puedes aprovechar para una activación, por ejemplo.
En realidad esto que parece tan sencillo, si no lo tienes, puede echar por la borda toda tu labor de planeación, de estrategia, de desarrollo de contenidos.
Contrario a lo que se piensa, para comunicación interna hay una gran cantidad de medios posibles (puedes ver aquí este post con 213 medios) y tenerlos debidamente clasificados te será muy útil.
Tener el catálogo en tu mano te dará un poder de ejecución que muy pocos tienen.
Un equipo de colaboradores de la comunicación interna
Sí, lo sé. En esta parte el sueño se está poniendo muy operativo. Pero es necesario...
Porque hay que reconocerlo: no puedes hacer todo tú.
Necesitas apoyos.
Y nuevamente ¿quién, si no tú, los habrá de conseguir?
¿Qué tipo de apoyos necesitarás?
Dependerá de la configuración de la empresa.
Pero por lo menos estos 3:
- Becarios
Cuanto más pronto diseñes un plan para ellos, mucho mejor.
Siempre habrá miles de actividades que podrás delegar.
Por ello te conviene tener siempre estas figuras trabajando a tu lado.
Considera que son temporales. De modo que diseña su plan para que el último par de semanas su labor sea dar inducción a quien le reemplazará.
- Champions de comunicación
Si tu empresa tiene dispersión geográfica, entonces asegúrate de tener al menos uno por cada oficina o ubicación.
¿En qué te podrán ayudar?
En labores muy diversas como:
- La recepción de materiales de campañas de comunicación
- Supervisar que los materiales de comunicación sean colocados en tiempo y forma
- La detección de sitios o momentos oportunos para comunicar o para colocar materiales de comunicación (para ampliar o detallar el catálogo de medios)
- La detección de necesidades de comunicación que se originen en su localidad
- La cobertura fotográfica de eventos corporativos
Otros apoyos que podrás necesitar son:
- Generadores de contenidos
Personas que por su vocación; situación en el organigrama y disposición te puedan ayudar a crear contenidos para los medios de comunicación interna.
No sólo para boletines o revistas sino también para desarrollar documentos base para campañas de comunicación.
Esta figura es muy poco explotada, pero muy valiosa para una gestión estratégica de la comunicación.
Sí, lo sé. Quizá estés pensando que faltan los líderes.
Pero para ellos tenemos el siguiente apartado.
"7 de cada 10 empresas tienen 1 o más personas abocadas de forma exclusiva a CI y casi un 20% tiene a 3 o más personas dedicadas de forma exclusiva."
Diagnóstico Comunicación Interna 2015. —Argentina— Referencia 6 en la infografía. P31
Líderes conscientes de su rol protagónico para la comunicación interna
Por su función y contacto con la gente, los líderes deberían ser tu principal medio de comunicación.
No la red social interna; no la revista interna; no el correo electrónico tan socorrido, sino los líderes.
¿Cuál es el problema?
Que muchos de ellos no han desarrollado sus habilidades de comunicación.
Parecerá mentira, pero así es.
Entonces, ¿a quién le conviene que desarrollen esas habilidades?
Claro que a la empresa, pero también a ti.
Por ello es muy importante que impulses su capacitación; que les hagas conscientes de su rol como comunicadores y que les facilites lo más posible las funciones de comunicación en esfuerzos específicos.
En 2017, los líderes tendrían que ser tus aliados número uno.
"Los líderes son los principales comunicadores de una organización. Y los colaboradores prefieren la comunicación cara a cara, tanto para recibir como para entregar información"
Susana Cáceres. Referencia 14 en la infografía.
Colaboradores que saben quiénes son los clientes finales de la empresa y son empáticos con ellos aunque no los vean nunca
Con esta imagen objetivo nuevamente damos un salto.
En los últimos puntos hemos hablado de herramientas y apoyos concretos, pero aquí hacemos referencia a un resultado deseable de tu labor.
Pero si lo piensas bien, al igual que con el caso de la cultura, que los colaboradores sepan quiénes son los clientes finales de la empresa y sean empáticos con ellos también es una herramienta para ti.
Lograr eso va más allá de cualquier programa o proyecto que surja de un área en particular de la organización y los resultados serán muy atractivos para el área de marketing y por supuesto para la dirección general.
Este puede ser un proyecto que surja directamente de tu área, porque si logras ese conocimiento y empatía estarás creando condiciones favorables para el bendito engagement, del que todo mundo habla, pero muy pocos saben bien a bien cómo lograr.
"La comunicación interna es fundamental para conectar a los empleados con la empresa, entender su estrategia y para que tengan una buena razón para dar lo mejor de sí mismos cada día..."
Doris Ladewig. Referencia 3 en la infografía.
Colaboradores que conocen la política de comunicación para redes sociales interna y externas y comparten conocimiento de manera responsable
Tarde o temprano todas las empresas utilizarán redes sociales para hacer comunicación interna.
Más pronto que tarde, la dinámica de la comunicación interna se asemejará a la nueva forma en que nos comunicamos en nuestro día a día.
Piénsalo así:
• todos nos comunicamos mejor con nuestros amigos y seres queridos mediante las redes sociales
• nos organizamos mejor con nuestra familia mediante servicios de mensajería
• decidimos qué publicamos en nuestros muros o espacios personales.
Y eso lo llevamos haciendo ya varios años.
El miedo —fundado— de incorporar esta lógica de comunicación al interior de las empresas, tarde o temprano cederá a la presión natural de los individuos y sus "nuevos" usos y costumbres.
Así, que ¿quién si no tú deberá liderar esa migración?
¿Quién, si no tú, es capaz de pensar reglas del juego que tranquilicen a los directivos y empoderen benéficamente a los colaboradores?
¿Quién si no tú debe verse como el especialista de la transición?
Un sistema establecido para la medición de resultados
Aquí regresamos a punto crucial que tratamos desde el principio: medir; medir; medir.
Y no se trata de hacerlo algunas veces sí y otras no.
Se trata de que tengas un Sistema de medición establecido desde la política de comunicación interna y que funcione independientemente de las circunstancias.
Que contemple métricas de:
- Actividad
- Cambios en percepciones y comportamientos
- Impacto en indicadores de negocio
La única manera de afianzar terreno para tu área de comunicación interna es hablando el idioma de los resultados y los resultados se expresan con números.
"¿Consideras viable la posibilidad de demostrar ROI (retorno de lo invertido, ahorro, o utilidades) propiciado por una acción de Comunicación Interna? 47%: Sí, pero no sabría cómo hacerlo"
Diagnóstico Comunicación Interna 2015 —Argentina— Referencia 6 en la infografía. P47
Una agencia de comunicación interna que te respalde con visión estratégica y gran oficio para la ejecución
Estoy seguro que al llegar aquí tienes una percepción diferente de las múltiples labores que un comunicador interno debe hacer.
Claro, tú las haces todos los días. Pero verlas juntas es distinto, ¿no crees?
Y eso que aquí sólo están aquellas que te ayudarán a fortalecer tu área. Faltan todas las demás del día a día.
(Puedes ver el post Atender lo urgente sin descuidar lo importante)
La comunicación interna no para nunca y siempre tendrás que transitar de lo estratégico a lo operativo.
Por eso es vital que cuentes con el apoyo de una agencia capaz de dialogar contigo en esos dos niveles.
Porque de nada servirá que consigas darle a tu área un rol clave para tu compañía si al final tus esfuerzos de comunicación no son efectivos o no salen a tiempo.
TERCERA PARTE: ¿CÓMO PONER EN PRÁCTICA ESTAS MEDIDAS?
¿Te sientes abrumado por todo lo que puedes hacer para fortalecer tu área?
No te preocupes.
Es mucho más fácil de lo que parece, si se hace bien.
Lo que es un hecho es necesitarás un plan y tiempo.
Por eso lo publico ahora, para que puedas planificarlo e implantarlo en 2017.
¿Por dónde puedes empezar?
1. Con un diagnóstico de las fortalezas y debilidades de tu área, de cara a las 16 imágenes objetivo, para que tengas claro cuáles son prioritarias en tu caso.
2. Identificando las actividades que sólo podrás hacer tú y aquellas con las que te podrías apoyar en un servicio de consultoría o con tu agencia de comunicación interna.
Estos son ejemplos de algunas labores que sólo podrás hacer tú:
- Ganarte la confianza del director
- Sumar al equipo directivo
- Conocer mejor que nadie a los públicos internos
- Detectar colaboradores con vocación para la comunicación interna (Champions)...
Pero en este otro tipo de actividades te podrías apoyar en servicios de consultoría o agencia:
- Diseño del plan anual de fortalecimiento de tu área
- Diseño del sistema de medición
- Desarrollo del catálogo de medios
- Diseño de un plan de desarrollo de habilidades de comunicación para los líderes...
- Diseño de un sistema de medición de resultados para tu área
En fin, hay muchas actividades que con la debida planeación puedes tercerizar.
Bueno, pues hasta aquí este extenso post.
Espero que te sea de utilidad.
Ahora me gustaría mucho conocer tu opinión. Es más, tu caso particular.
Para ello te animo a que me contactes vía Linkedin y agendemos una sesión por Skype.
Así me podrás contar en qué momento estás en tu área y si está en mis manos, con gusto te ayudaré, con mi visión o por qué no, con alguna solución hecha a tu medida.
Antes de que te vayas...
Échale un vistazo a las referencias, porque están muy interesantes. Ahí podrás ver con datos de estudios y mediante la opinión de destacados comunicadores que lo que te acabo de contar, más que factible, resulta una gran necesidad.
¡Un abrazo!
REFERENCIAS
2. Comunicar ya no es lo que era. Perspectivas wellcomm de la comunicación 2016
3. Tendencias internacionales de la comunicación interna —Dircom 2016—
4. Claves de la comunicación interna
5. Anuario de la comunicación Dircom 2015
6. Diagnóstico Comunicación Interna 2015 —Argentina—
7. Internal Communication Survey Report
8. Tendencias y experiencias en comunicación interna
9. ¿Cómo mejorar la comunicación interna? 20 ideas
10. Ideas de Joan Costa para mejorar la comunicación interna
11. El nuevo papel del director de comunicación interna
12. De la información a la influencia
13. ¿Por qué los comunicadores debemos gestionar nuestra Marca Personal?
14. Los principales problemas de comunicación interna en América Latina
15. Inside IC Survey: Is Strategy Taking Over?
16. Recursos para mejorar la comunicación interna en la empresa
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