Agencia de comunicación y marketing

La Importancia del briefing en comunicación interna

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Después de leer esta entrada no volverás a ver igual al briefing en comunicación interna.

Verás por qué esta práctica es totalmente diferente a lo que se hace en publicidad.

Es más, si pones en práctica lo que comparto contigo ahorrarás mucho tiempo en la gestión de la comunicación interna...

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Desde ahora te puedo decir que este es un post totalmente práctico que incluye ejemplos de brief que puedes descagar aquí.

Además..., como podrás ver más adelante en la guía para su uso esos formatos especializados los puedes personalizar y utilizar de manera inmediata en tu empresa.

Así que en verdad te recomiendo leas este post de principio a fin.

¿Qué es el briefing en comunicación interna?

icono-briefing-en-comunicacion-internaEn pocas palabras: es una actividad con la que se organiza la información necesaria para el desarrollo de un proyecto o esfuerzo de comunicación que busca informar, sensibilizar o instruir al personal de una empresa.

La información que resulta de esa práctica se plasma en un formato de brief creativo.

Generalmente el brief se usa para campañas, pero como veremos más adelante, en comunicación interna hay otros tipos de brief.

—Puedes ver más en el punto 9 de este post—

¿Por qué es tan importante el uso del brief en comunicación interna?

Porque desde que el tiempo es tiempo, en este negocio, el brief es la herramienta que ha comprobado mayor eficacia para garantizar la efectividad de un proyecto de comunicación.

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Indica claramente la problemática a resolver.

Un problema identificado es un problema 75% resuelto

briefing-comunicacion-interna-guia-al-equipoMantiene en foco el trabajo multidisciplinario.

Lo cual no es poca cosa: para una campaña puede haber hasta 10 especialidades involucradas.

¿Por qué la práctica del briefing en comunicación interna es tan diferente?

Para responder utilizaremos la referencia del briefing en publicidad.

En esos casos el briefing es llenado por el gerente de marca o de producto y es entregado a la agencia de publicidad para el desarrollo de una campaña.

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El gerente de marca es quien conoce mejor que nadie el producto o servicio que habrá de publicitarse:

 ¿Qué necesidad satisface?

¿Por qué es la mejor opción?

¿Cuáles son los principales argumentos de venta?

¿Cuál es el perfil del comprador ideal?

¿Qué medios son los adecuados para hacer contacto con el target?

¿Qué desea obtener con la campaña?

¿Cuánto presupuesto tiene para la campaña?

En fin, un gerente de marca conoce la información clave. Y por el otro lado está la agencia de publicidad que está especializada en dar tratamiento a ese tipo de información.

Entonces, como podemos ver...

 ...en el medio de la publicidad el vínculo del brief se da entre especialistas de comunicaciónbriefing-en-publicidad

Ahora contrastemos con lo que pasa en comunicación interna:

Para empezar, en comunicación interna no existe la figura del gerente de marca.

En su lugar están los responsables del proyecto que necesita comunicación interna, que pueden ser representantes de todas las áreas de la compañía:

El o la responsable de...

 La fuerza de venta

La seguridad de la información

La responsabilidad social corporativa

Y por supuesto también del área de Recursos Humanos en donde puede haber numerosos usuarios de comunicación interna, dependiendo el tamaño de la empresa, como pueden ser el o la responsable de...

La experiencia de inducción

 

El clima organizacional

La propuesta de valor al empleado

En fin, intervienen todos los posibles clientes internos del área de comunicación interna.

A donde voy es al siguiente punto:

En comunicación interna hay 3 involucrados en el proceso de briefing. 

3-involucrados-briefing-comunicacion-interna¡Esa es la primera gran diferencia!

¿Y la segunda...?

Que el Cliente Interno de la Comunicación Interna no conoce de procesos de comunicación.

Y por ello muchas veces no puede...

Distinguir entre los objetivos de su proyecto y los objetivos de comunicación.

Dimensionar el proyecto de comunicación.

Los pasos y el tiempo necesarios para elaborar el proyecto de comunicación.

¡Y eso hace toda la diferencia!

En realidad, la comunicación interna es mucho más compleja que otros tipos de comunicación y este es sólo un ejemplo.

¿Cómo hacer un proceso de briefing efectivo para comunicación interna?

En primer lugar, reconociendo esas diferencias.

En segundo lugar...

Siendo conscientes de la importancia de la información que debe aportar el Cliente Interno.

En la siguiente infografía del proceso de briefing en comunicación interna se ve claramente cómo el cliente interno es el punto de partida. Por eso si ella o él entregan información incompleta o deficiente los demás pasos se verán afectados. 

briefing-especializado-en-comunicacion-interna

¿Ves...? Por su ubicación en el proceso, si el cliente interno de la comunicación interna no da la información completa o necesaria, la efectividad de todo el proceso se compromete.

¿Cuál es la solución?

Capacitar a los clientes internos de CI para que puedan llenar su parte en el brief.

Hacerles el trabajo lo más fácil posible. ¿Cómo? Creando un formato de brief para cada tipo de proyecto.

Y aquí llegamos a otro punto clave para una práctica efectiva del briefing en comunicación interna:

Darnos cuenta que se necesitan diferentes tipos de brief.

Quizá en publicidad o en marketing funcione. Pero no en comunicación interna.

Sobre todo si queremos que nuestro cliente interno nos dé su información con calidad y de manera ágil.

¿Por qué?

Simple: porque hay muchos tipos de proyectos.

Por eso para ponérsela fácil hay que darle un brief específico.

Tipos de brief

Brief para campaña

Brief para evento interno

Brief para comunicado simple

Brief para el desarrollo de un logo de un programa o proyecto

Brief para el diseño o rediseño de una publicación

Brief para la solicitud de un artículo específico para la revista

Brief para el desarrollo de un video didáctico

Brief para el desarrollo de una activación

Brief para el diseño de stand y materiales para participación en feria o evento interno

¿Te das cuenta...?

Si ya eres suscriptor entonces conoces nuestros tres formatos de brief especializados. Por eso fue que los creamos.

3 pack Plantillas Brief Comunicacion interna

Y también creamos este curso que está disponible para nuestros clientes...

Curso-la-comunicacion-interna-es-poder

El curso está dirigido específicamente para los clientes internos de la comunicación interna.

Lo que les transmitimos es:

• La importancia de la comunicación interna para el éxito de sus proyectos.

• El proceso necesario para hacer una campaña o esfuerzo de comunicación interna

y

• Qué información, de su parte, es clave para el desarrollo de su proyecto de comunicación y cómo plasmarla en los diferentes formatos de brief (tenemos los 9 tipos de brief que viste arriba). 

Es decir, lo que hemos abordado en este post. Puedes hacer clic aquí para conocer más.

¿Por qué compartimos todo esto, te preguntarás...? 

Porque nuestra misión es fortalecer la práctica de la comunicación interna y facilitar la labor a nuestros clientes y así...

¡facilitárnosla a nosotros!

Porque como agencia padecemos las carencias (o ausencia) del brief.

Por ello pusimos manos a la obra y desarrollamos estas dos soluciones.

Además, las compartimos en el blog, porque estoy totalmente convencido de que lo que cada uno aportemos, al final beneficiará a la comunidad y por lo tanto a nosotros mismos.

El mundo de la comunicación interna es tan pequeño en realidad, pero tiene mucho potencial de crecimiento, ¿no crees...?

Ya para concluir déjame exponerte rápidamente...

¿Cómo utilizar y personalizar estos ejemplos de brief especializados en comunicación interna?

Para personalizarlos, sólo borra nuestro logo y pon el tuyo. (1)

Además, en los diferentes campos verás instrucciones para que tu cliente interno sustituya el texto por su información. (2)

Y en otras partes notarás la indicación para que tú rellenes los campos. (3)

como-usar-brief-campana-comunicacion-interna

También, como verás, los tres formatos de brief están divididos en dos:

Uno: Información del proyecto (4)

Toda esa primera parte es para que tu cliente interno lo llene. Ahí debes explicarle que necesitas que te de los pormenores del proyecto: Para qué fue creado; qué problemáticas de la organización busca resolver; quiénes serán los involucrados... en fin, el formato te guía.

Dos: Información para la campaña o esfuerzo de comunicación (5)

En esta parte tal vez necesites ayudar un poco a tu cliente interno, ya que trata de lo que ella o él quiere lograr con la comunicación y no siempre lo tienen tan claro.

Y listo...

Te puedo asegurar que si se llenan correctamente estos formatos, asegurarás un 80% de la información necesaria para desarrollar el proyecto. Lo restante puede venir en los documentos base que tu cliente interno te dará o se la puedes preguntar directamente si ves que algo se escapa.

Con esta información tu agencia de comunicación interna estará muy feliz pues podrá hacer mejor su trabajo. Eso te lo garantizo.

objetivo-proyecto-organizacional

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Bueno, pues eso es todo. Gracias por estar.

Si utilizas los formatos, me dará mucho gusto conocer tu opinión y por supuesto, sugerencias de mejora.

Si sabes de alguien a quien le pueda servir esta información, mucho te agradeceré se la hagas llegar. Al final, la idea es compartir para fortalecer la práctica de la comunicación interna.

Me encantará leer tus comentarios aquí o directamente en Linkedin

¡Un abrazo y seguimos en contacto!

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