Este glosario de comunicación interna forma parte del curso: La comunicación interna es poder. El poder de lograr los objetivos de tu área de la agencia Palabra de copy.
Un curso para los clientes internos de la comunicación interna en una empresa.
El objetivo del curso —y del glosario— es ayudar a los responsables de la comunicación interna de las empresas para que tengan una relación más fluida con sus compañeros que, en determinado momento se convertirán en clientes de su área porque lideran proyectos organizacionales que requieren servicios de comunicación interna.
El curso está muy bien porque después de que lo toman en la organización, la gestión de la comunicación interna se agiliza considerablemente, puedes echarle un vistazo aquí.
Índice de contenidos
- 1 Términos del glosario de comunicación interna de la A a la B
- 2 Términos del glosario de comunicación interna: C
- 3 Términos del glosario de comunicación interna de la D a la E
- 4 Términos del glosario de comunicación interna de la F a la G
- 5 Términos del glosario de comunicación interna de la K a la L
- 6 Términos del glosario de comunicación interna: M
- 7 Términos del glosario de comunicación interna de la O a la P
- 8 Términos del glosario de comunicación interna de la R a la S
Términos del glosario de comunicación interna de la A a la B
A
Agencia de comunicación interna
Es una agencia especializada en procesos para comunicar al interior de las empresas.
Tiene una estructura similar a la de una agencia de publicidad, sin embargo, su talento, además de comunicación debe ser conocedor de las dinámicas más importantes que suceden en las empresas como:
• Planeación estratégica
• Alineación de objetivos
• Fortalecimiento de la cultura corporativa
• Medición y mejora del clima organizacional
• Generación de orgullo de pertenencia y engagement…
entre otros.
Una agencia de comunicación interna especializada es un gran aliado para el responsable del área en la empresa, puesto que hacer comunicación es complejo, laborioso y demanda talento multidisciplinario.
Puedes ver el apartado “Servicios de comunicación interna para otras áreas de la empresa” de este glosario de comunicación interna para que tengas una idea general de los servicios que brinda una agencia especializada.
En el eBook Comunicación interna para no comunicadores también podrás encontrar más detalles de este tema.
Área de comunicación interna
Es el departamento de la compañía que tiene como responsabilidad gestionar los esfuerzos de comunicación interna.
Entre sus principales actividades están
En este post hay información ampliada.
Artes para campaña de comunicación interna
Se utiliza como sinónimo de los diseños, ya que se refiere a los materiales de una campaña que ya han sido diseñados. Por ejemplo: el cartel; el folleto; la lona; la página de inicio de un sitio web, etc.
B
Brief de comunicación interna
Para efectos de este glosario de comunicación interna, es un documento en donde se resume la información clave para que el lector comprenda la esencia de un proyecto organizacional y pueda, con esa información, diseñar un esfuerzo de comunicación interna. Como por ejemplo una campaña.
Brifieng
Es el acto de organizar la información clave que será contenida en el brief.
Puedes conocer más acerca del briefing y el brief en este post o bien en este episodio de nuestro podcast.
Términos del glosario de comunicación interna: C
C
Campaña de comunicación interna
Es el conjunto de actividades de comunicación organizadas de manera lógica para lograr un objetivo.
Ejemplos:
• La campaña de comunicación para dar a conocer a todo el personal de la empresa los elementos básicos de la cultura corporativa.
• La campaña de comunicación para sensibilizar al personal de la empresa con respecto a la importancia de dar un tratamiento seguro a la información sensible de la empresa
Los elementos de una campaña de comunicación son:
Concepto de campaña: una idea creativa que busca interesar al público al que se dirigirá la campaña
Mensajes clave de la campaña: las ideas básicas que es necesario transmitir mediante la campaña
Esfuerzos de campaña: son las acciones o materiales de comunicación que se utilizarán en la campaña para entregar los mensajes.
Fases de campaña: etapas que deberá seguir la campaña hasta lograr los objetivos que se ha marcado.
En este post encontrarás una infografía que describe el proceso ideal para el desarrollo de una campaña.
Catálogo de medios de comunicación interna
Un listado que incluye información de los medios de comunicación con los que cuenta la empresa, en particular, para transmitir mensajes a los colaboradores.
Este documento es muy útil para el responsable de la comunicación interna y para la agencia pues les brinda información de las características que tienen los medios disponibles y de las personas a quienes se les puede comunicar por ellos.
Las empresas cuentan con distintos tipos de medios para comunicar:
Están los electrónicos propios, como el email; la intranet corporativa; o el sistema de pantallas en circuito cerrado.
Pero también están los lugares dentro de la empresa que se pueden convertir en un medio de comunicación en sí mismo, como por ejemplo: una pared dentro del comedor corporativo, que es ideal para colocar marteriales de comunicación.
Es probable que el responsable de la comunicación interna te solicite información para detectar lugares dentro de tus oficinas o instalaciones donde es conveniente colocar materiales de comunicación.
Para conocer más puedes ver esta entrada de nuestro blog.
Catálogo de servicios y procedimientos de comunicación interna
El área de comunicación interna de la empresa es, en una parte, un área de servicio para otras divisiones de la compañía.
El catálogo es el documento en el que se detallan los servicios que brinda, así como el procedimiento necesario para otorgarlos.
Este catálogo y procedimientos suele estar incluido en la política de comunicación interna (ver más adelante en este glosario de comunicación interna), sin embargo es conveniente que se cuente con un documento especial para una mejor comprensión de los alcances del área y de cómo puede ayudarte.
Cierre
Relacionado con el copywriting, es la parte final de un mensaje en donde se quiere dar fuerza al mismo.
Cliente interno de la comunicación interna
Tú eres esa persona (bueno si quien lee este glosario de comunicación interna es alguien con las siguientes características:
Trabajas dentro de la compañía
Eres responsable de algún proyecto organizacional que requiera ser difundido a un número importante de colaboradores de la misma organización
Y, para ello requieras los servicios del área de comunicación interna.
Si tú reúnes esas características, entonces eres el primero de los tres actores involucrados en la producción de comunicación interna mediática, que puedes ver en el siguiente gráfico.
Clima organizacional
Es una metáfora para describir las percepciones que tienen las personas de una organización con respecto a lo que pasa en su medio laboral.
Conocer el estado del clima organizacional o laboral es importante porque este tiene una influencia directa en el comportamiento de los colaboradores.
Para efectos de este glosario de comunicación interna, analizar el estado del clima organizacional permite a la empresa detectar oportunidades de mejora. En muchas ocasiones esas medidas para mejorar clima laboral requerirán acciones de comunicación interna.
Comunicación 2.0
El término se originó después de popularizarse el concepto de web 2.0 y se refiere a la comunicación en donde el usuario de internet también genera contenido, por lo que su papel no se limita a consumidor de la información.
Los ejemplos más claros de medios 2.0 son:
• Las redes sociales como Facebook en donde el contenido es generado por los usuarios.
• Wikipedia, en donde las definiciones las hacen los usuarios mismos, de manera colaborativa.
• Los blogs, donde los lectores pueden dejar comentarios y así generar contenido complementario a los posts del blog.
En un sentido más ligado a este glosario de comunicación interna, se utiliza para describir procesos de comunicación en donde las personas en las empresas juegan un papel activo de emisores y receptores de mensajes.
También se utiliza para nombrar a la Intranet 2.0, con la misma idea que la web 2.0, es decir con espacios para la generación de contenidos por parte de los colaboradores.
Comunicación a los empleados
Suele utilizarse como sinónimo de comunicación interna. En algunas empresas le llaman así a esa área. Sin embargo (a quienes redactamos este glosario de comunicación interna) nos parece que es una concepción un poco limitada, puesto que se refiere a la comunicación que hace la empresa a los empleados y por ello se dejan fuera procesos como la comunicación entre empleados o de empleados hacia la empresa.
Comunicación ascendente
Hace referencia a la comunicación que es emitida por alguien de un nivel jerárquico inferior hacia una persona o grupo de personas con un nivel más alto en el organigrama.
Comunicación cara a cara
También es conocida como interpersonal.
Comunicación descendente
Es cuando el emisor de la comunicación se encuentra en un nivel jerárquico más alto que las personas a las que son dirigidos sus mensajes.
Comunicación horizontal
Por ejemplo, cuando un gerente se comunica con alguien de su mismo nivel jerárquico.
Comunicación interna
El término comunicación tiene origen en el latín communicare, que significa “compartir algo, poner en común”.
Mediante la comunicación, las personas obtenemos y compartimos información de nuestro entorno.
Entonces, la comunicación interna es un proceso mediante el que se genera y se comparte información al interior de la empresa.
Para este glosario de comunicación interna es importante distinguir dos tipos:
1. La operativa-organizativa, que es la que se da de manera natural entre los miembros de una organización para ponerse de acuerdo en cuestiones básicas de las actividades que se desarrollan en la empresa.
Ejemplos:
Las conversaciones cotidianas que tienen dos personas de distintas áreas para ponerse de acuerdo y poder brindar un servicio al cliente final.
La retroalimentación que un jefe da a su colaborador
2. La comunicación interna mediática, que es aquella que se planifica para conseguir objetivos específicos y para ello utiliza medios de comunicación interna.
Ejemplos:
-
Un video para dar la bienvenida a los colaboradores nuevos de la empresa.
-
Una campaña para difundir los valores de la cultura organizacional
Como se aprecia, ambas son actividades de comunicación interna, la diferencia es que la comunicación mediática requiere una labor de gestión de la comunicación interna. (Ver el apartado correspondiente en este glosario de comunicación interna)
Comunicación organizacional
Es la comunicación que se genera entre una organización y las personas u organizaciones involucradas con ésta.
En ese sentido hay:
Comunicación organizacional interna.
Cuando se comunica con sus integrantes: empleados, accionistas
Comunicación organizacional externa
En este caso pueden ser de dos tipos: comunicación con aliados —personas u organizaciones— y con clientes.
En el caso de los aliados es cuando se comunica con empresas instituciones o personas externas: proveedores, influencers, medios de comunicación, organismos gubernamentales y no gubernamentales.
En el caso de los clientes es cuando se comunica con los que ya son sus clientes —servicio a cliente— o cuando se comunica con prospectos —comunicación de marketing—.
Concepto de campaña
El propósito de una campaña de comunicación interna es lograr objetivos específicos y para hacerlo debe enfocar la atención de las audiencias a las que se dirige hacia una idea central. Esa idea central es el concepto de campaña.
Entonces, el concepto de campaña:
-
Es una idea que ayuda al entendimiento de la esencia de aquello que se quiere comunicar.
-
Organiza todos los elementos de la comunicación de la campaña: textos, imágenes, sonidos (si los hubiera).
Muchas veces el concepto de campaña es una frase, que se repetirá en la mayoría de las piezas de comunicación.
Ampliando la información que estrictamente compete a un glosario de comunicación interna, te puedo comentar que es común que el cliente interno no distinga con claridad el concepto de campaña al evaluar la propuesta que le hace la agencia. Eso se nota cuando hace comentarios como este: “me gusta todo menos esa frase” y resulta que dicha frase era ni más ni menos que el concepto de campaña.
En esos casos no es sólo cambiar una frase, sino cambiar el planteamiento completo, porque si se mueve el concepto de campaña todos los demás elementos se descuadrarán y perderán sentido.
Contrabrief
Es el brief que tiene información complementaria, producto de la revisión que ha hecho de éste la agencia de comunicación interna.
Como puedes ver en esta infografía, para llenar un brief es necesaria la participación de tres grandes actores:
• El responsable del proyecto organizacional
• El responsable del área de comunicación interna y,
• La agencia de comunicación interna.
La participación de los tres garantiza que esté toda la información indispensable para el desarrollo de la solución de comunicación.
Cuando la agencia recibe el brief y lo complementa es el contrabrief.
En este post puedes encontrar información complementaria a este glosario de comunicación interna.
Copywriting
Es una actividad que consiste en redactar textos que buscan una reacción específica en el lector.
Este concepto tuvo sus orígenes en la publicidad con redacciones que buscaban vender. Sin embargo, actualmente el copywriting tiene aplicaciones en otros ámbitos como: la comunicación interna; la comunicación educativa; la comunicación política y gubernamental, por citar unos cuantos.
Para efectos de este glosario de comunicación interna podemos decir que, dependiendo del ámbito, las intenciones del copy varían, pero en todos los casos se puede decir que se trata de redacción persuasiva. Por eso es tan útil en la comunicación interna, pues muchas veces debemos sensibilizar, motivar y por supuesto provocar cambios de comportamiento en el personal de la compañía.
Cultura corporativa
Es lo que une y distingue a los integrantes de una empresa.
Si la cultura es el conjunto de conocimientos, ideas y manifestaciones que se expresan en la vida tradicional de un pueblo y lo diferencian de los demás, la cultura corporativa es un sistema de significados que se comparten al interior de la empresa.
Para los fines que interesan en este glosario de comunicación interna, la cultura corporativa juega un papel relevante puesto que brinda un marco conceptual común que permite orientar los esfuerzos de comunicación al interior.
Esto quiere decir que todos los esfuerzos para comunicar a los colaboradores deberán estar alineadas con los elementos básicos de la cultura.
Términos del glosario de comunicación interna de la D a la E
D
Descripción del proyecto organizacional
Este es un punto contenido en el formato de brief de comunicación interna. En el cual se solicita la información que dé contexto a los comunicadores internos respecto al propósito, características y alcance de un proyecto organizacional que requiera esfuerzos de comunicación interna.
Para poder elaborar una estrategia de comunicación, el equipo que la desarrollará debe entender la esencia del proyecto. De ahí la importancia de este punto.
DialogusCI
Es una comunidad de aprendizaje y práctica de la comunicación interna en las organizaciones. Cada dos jueves celebran un debate en Twitter con especialistas de Iberoamérica y España. Puedes encontrar esas conversaciones con la etiqueta #DialogusCI
Si quieres mantenerte al tanto de lo que sucede en este medio, en verdad te recomiendo seguirlos y participar en estos debates. Puedes ver la programación aquí.
E
Employer branding
Se refiere al proceso por el cual una empresa crea una buena reputación como marca empleadora. Para tener éxito, las organizaciones requieren atraer y mantener al mejor talento, para ello se utiliza el employer branding.
Endomarketing
Como su nombre lo indica se refiere al marketing que se hace al interior de las empresas. Suele utilizarse como sinónimo de comunicación interna, aunque en realidad ésta es mucho más que sólo técnicas de marketing utilizadas para difundir proyectos organizacionales.
Engagement
Es el compromiso o implicación que tienen los colaboradores de una empresa con los objetivos y valores de su organización.
Para efectos de este glosario de comunicación interna es crucial, pues el éxito de la comunicación al interior depende en gran medida del engagement. De ahí que el área busque generarlo en esfuerzos específicos y de manera orgánica.
Esfuerzo de comunicación interna
Es una expresión para denominar de manera genérica alguna acción de comunicación. Una campaña es un esfuerzo de comunicación interna, pero también lo es la elaboración de un cartel o la implantación de una junta para cascadeo.
Eslogan
Es una frase corta, fácil de recordar y contundente que sintetiza la esencia o promesa básica de una marca.
La idea del eslogan es que se repita las más veces como sea posible en los materiales de comunicación para favorecer su recordación.
Estrategia creativa
Atrapar la atención de las personas a quienes se les necesita comunicar es muy importante y para ello sirve la estrategia creativa.
En comunicación interna tan importante es lo que se dice como la manera en que se lo hace.
Por ejemplo, hay temas delicados que se deben comunicar al interior de la empresa y, en esos casos la creación de un personaje puede ayudar entregar los mensajes de la campaña.
Este sin duda es un concepto crucial en este glosario de comunicación interna.
Estrategia de campaña de comunicación interna
La palabra estrategia tiene raíces del latín strategĭa, que a su vez viene de los vocablos griegos: stratos, “ejército” y agein “guía”.
Por lo tanto podemos entenderla como: el arte de guiar las operaciones militares.
De tal manera, estrategia de campaña es el arte de guiar las acciones de comunicación para lograr un propósito organizacional en particular.
Evento interno que requiere servicios de comunicación interna
Algunos eventos de la empresa requieren servicios de comunicación interna para:
Poner nombre atractivo al evento
Crear la imagen gráfica
Difundir la convocatoria
“Vestir” el evento
Producir la memoria del mismo
Algunos ejemplos son:
Convención anual de ventas
Carrera familiar
Semana de la salud...
Este concepto se encuentra en este glosario de comunicación interna debido a que es un proyecto recurrente en las empresas.
Éxito de campaña
Todas las acciones de comunicación interna buscan un fin y, por lo tanto, se pueden medir.
El éxito de la campaña es cuando se logran los objetivos planteados.
Para medir el éxito de la campaña es necesario definir cuáles serán los indicadores clave de desempeño: Por sus siglas en inglés: KPIs. (ver KPIs en este glosario de comunicación interna)
Experiencia de empleado
Es un enfoque de gestión de recursos humanos que contempla todos los momentos que un colaborador vive en la empresa: desde que es atraído como candidato a un puesto; su selección; inducción; desarrollo de carrera dentro de la compañía; hasta su buena despedida.
Términos del glosario de comunicación interna de la F a la G
F
Fechas clave del proyecto organizacional
Campo contenido en el formato de brief: Se refiere a las fechas que dan estructura a un proyecto organizacional. Por ejemplo en el caso de una reingeniería se podrían identificar las siguientes fases:
• Sensibilización al personal con respecto a la importancia de ser más eficientes en X áreas
• Capacitación al personal para el uso del nuevo software
• Uso del nuevo software en un grupo piloto
• Cambio definitivo de plataforma
En este ejemplo, las fechas clave serían aquellas en donde inicia y termina cada una de esas fases.
En el brief se pide este tipo de información para que los encargados de elaborar un esfuerzo de comunicación comprendan los pasos que se seguirán y puedan proponer soluciones para cada uno de esos momentos.
Para efectos de este glosario de comunicación interna y con relación a la estrategia de comunicación es importante destacar que: contar con las fechas clave correctas es fundamental, pues si alguna se mueve puede afectar a la solución diseñada.
G
Gestión de la comunicación interna
Conjunto de operaciones que se realizan para dirigir y administrar los esfuerzos planificados de comunicación interna de la empresa.
Generalmente esta una labor del área de comunicación interna.
Gestión de los medios de CI
Detrás de la difusión de un mensaje de comunicación interna, por sencillo que este sea, hay un proceso que suele involucrar a varias personas.
Por ejemplo en el caso de un simple comunicado:
1. Quien tiene la información básica y hace la primera redacción
2. Quien revisa la redacción y la deja lista para publicarse
3. Quien arma el diseño visual del comunicado
Si esto pasa con un mensaje sencillo, imagina lo que hay detrás de la publicación de un medio más completo como puede ser la revista interna.
La gestión de los medios de comunicación contempla la organización necesaria desde el acopio de la información; su transformación en contenidos listos para ser publicados (copywriting y diseño gráfico, por ejemplo) hasta su aprobación y difusión por los medios correspondientes.
Glosario de comunicación interna
Listado de términos en donde se explica su significado para generar una base conceptual común en los interesados o involucrados en la comunicación interna.
Puedes ver este otro glosario de comunicación interna en inglés, aquí.
Términos del glosario de comunicación interna de la K a la L
K
KPIs de comunicación interna
Estas siglas vienen del inglés: Key Performance Indicators y se refiere a los indicadores que nos ayudarán a medir y determinar el éxito de una acción, en este caso de comunicación interna.
Los KPIs deben ser:
Medibles
Alcanzables
Relevantes
Enmarcados en el tiempo
Hay muchas métricas posibles pero sólo serán KPIs aquellas que estén relacionadas con los objetivos del proyecto organizacional, (que como puedes ver en este link son diferentes a los objetivos de comunicación).
L
Lanzamiento de la campaña
Es la fecha en la que se comenzarán a difundir los materiales de comunicación de una campaña.
Llamado a la acción
Es una frase corta, utilizada en un material de comunicación, que indica claramente qué es lo que debe hacer quien ve o escucha el mensaje.
Look and feel
Es un término relacionado con el diseño visual, que se utiliza para definir la manera en que un esfuerzo de comunicación —o una campaña completa— se verá y las sensaciones que transmitirá.
Cuando en una presentación de agencia el director creativo dice: este es look and feel de la campaña se refiere a la personalidad visual que ésta tendrá.
Términos del glosario de comunicación interna: M
M
Mandatorios
Campo contenido en el formato de brief: Son todos los elementos que forzosamente deben ir en una pieza de comunicación o campaña.
Por ejemplo: logotipos, eslogan, textos legales, direcciones de correo electrónico o teléfonos.
Manual de estilo editorial
Es un texto en donde se establecen las normas para la redacción de documentos. En el contexto de este glosario de comunicación interna, el manual de estilo editorial incluye:
• Normas lingüísticas y de estilo:
• Uso correcto del lenguaje
• Gramática
• Puntuación
• Estética
El objetivo de este manual es que todos los documentos que se generen en la empresa muestren una unidad distintiva.
Manual de identidad corporativa
Es el documento que expone las normas que habrán de seguirse para un uso correcto de los elementos de la marca de la empresa.
El objetivo del manual es que todas las personas relacionadas con la empresa tengan una experiencia consistente que los ayude a distinguirla y recordarla.
Este manual tiene un uso importante para comunicación externa (rige los esfuerzos de comunicación de marketing) aunque también aplica para la comunicación interna.
Por lo anterior las soluciones que te brinde el área de comunicación interna tendrán que apegarse a los lineamientos de este manual.
Medios de comunicación interna
Si un medio de comunicación es todo aquel instrumento que sirva para transmitir un mensaje:
La voz, un documento, un cartel, una revista, un video, una red social…
Los medios de comunicación interna son aquellos instrumentos que ayudan a la compañía a que se comparta la información en su interior.
Por el alcance de personas, se pueden identificar 3 tipos de medios de comunicación interna:
Comunicación interpersonal: la que se da entre personas reunidas cara cara. Ejemplo, la retroalimentación que un jefe da a un colaborador.
Comunicación intermedia: la que surge cuando hay interacción de un emisor con un grupo de personas. Ejemplo: una conferencia.
Comunicación masiva: es cuando se emite un mensaje que llega a un gran número de personas. Ejemplo la revista de comunicación interna.
Por su tipo se pueden clasificar en:
Medios impresos: un cartel, un volante o manta
Medios electrónicos: correo electrónico, video, podcast
Medios vivenciales: una comida con el director general; la feria de la salud; una activación
A continuación la descripción de los medios de comunicación interna más utilizados y la forma de emplearlos.
Activación
Para que el público tenga una experiencia única con el mensaje que le queremos transmitir y por lo tanto, aumentar la recordación de nuestro mensaje. Hay muchos tipos de activación, desde sencillas hasta disruptivas que pueden considerar se incluso acciones de “marketing de guerrilla”.
Banner electrónico
Un Banner electrónico sirve para llamar la atención del usuario de una página o de la intranet. Puede ser animado o estático y generalmente contiene un vínculo que lleva a donde hay más información.
Banner impreso
Es funcional para vestir eventos o para dar mensajes cortos en donde los elementos visuales destaquen. No se recomienda utilizar mucho texto en ellos.
Boletín o Newspaper interno
Publicación periódica breve creada para difundir información noticiosa. Se diferencia de la revista interna por la extensión y por su contenido con un enfoque más de actualidad.
Cartel
Son obras impresas que se colocan en las paredes de la organización.
Son útiles para transmitir mensajes breves y de alto impacto visual.
Es recomendable incluir poco texto en ellos a menos de que la comunicación esté diseñada como infográfico. (Ver infografía en este glosario de comuniación interna)
Cascadeo
Indica una práctica de comunicación descendente, pues quiere decir que los niveles jerárquicos más altos transmiten información a colaboradores a su cargo o con nivel jerárquico más bajo: en cascada.
Comunicados de texto por correo electrónico
Los mensajes por correo electrónico son el principal medio de comunicación interna de las empresas. Al grado que se ha llegado a una sobre explotación.
No todos los empleados cuentan con una computadora como herramienta de trabajo, pero dependiendo del tipo de comunicación el e-mail es una herramienta muy útil, ya que representa un medio rápido de comunicación con muchos interlocutores. Es, a la vez, de bajo costo y fácil de personalizar.
Entregable
Es un objeto que se entrega a determinado público con una intencionalidad definida. Generalmente sirve como recordatorio del mensaje central de una campaña.
Para hacer más rentable la inversión de estos materiales, se busca que el regalo tenga una utilidad, de ahí que muchos entregables se conozcan como utilitarios. Estos materiales suelen ser bien recibidos por el público y por ello memorables.
Flyer
Es uno de los medios más utilizados para transmitir mensajes concisos. Funciona muy bien para llegar a públicos internos que no tienen acceso a medios electrónicos, bien porque laboran en alguna planta o porque su día a día está en la calle visitando a clientes o prospectos.
Folleto
Es un medio impreso breve, de mínimo 4 páginas diseñado para divulgar información, generalmente monotemática.
Para comunicar al interior de la empresa es un medio útil cuando se requiere compartir información extensa, la cual puede ser explicada de mejor manera mediante el empleo de gráficos o bien es conveniente que los destinatarios la consulten de cuando en cuando.
Infografía
Conjuga las palabras información y grafía. Es una técnica mediante la cual se presenta información de manera gráfica.
Las infografías o infogramas son útiles en comunicación interna para describir procesos; hacer resúmenes visuales de conceptos complejos; o presentar informes con datos estadísticos, por mencionar algunos.
Intranet
Es un sitio web al que sólo pueden acceder los colaboradores de una empresa. Ahí encuentran información específica de temas como:
• Estructura de la empresa y el propósito de las diferentes áreas
• Cultura organizacional
• Portafolio de productos y servicios
• Noticias de la empresa y del sector
Además de secciones funcionales en donde, por ejemplo el personal puede acceder a servicios que brinda el área de RRHH.
Algunas intranets cuentan con funcionalidades de redes sociales empresariales o internas, en donde los integrantes pueden interactuar para compartir información.
(Ver comunicación 2.0 en este glosario de comunicación interna)
Mantas o lonas espectaculares
Funcionan muy bien para transmitir mensajes que tengan una duración de mediano a largo plazo. Esta herramienta es recomendable para lugares concurridos por el personal, como pueden ser: entradas, salidas, pasillos largos o plantas.
Pantallas en circuito cerrado
Son útiles para transmitir una gran variedad de mensajes. Su carácter electrónico lo hace un medio muy ágil y vistoso, que puede convertirse en un eje determinante de la comunicación interna.
Mediante las pantallas podemos difundir mensajes que generen engagement como: el anuncio de los cumpleaños, la bienvenida a nuevos compañeros, o bien, mensajes de campaña o de acciones extraordinarias como avisos de seguridad civil.
Uno de sus atractivos principales es que se puede programar con mucha anticipación lo que ahí se difundirá e incluso diferenciar el contenido que se proyecta en el corporativo o en una planta, por ejemplo.
Podcast
Es un programa de audio que las personas pueden escuchar en el momento que quieran en un dispositivo que les permita la reproducción de un archivo de audio. También se le conoce como programas de radio sin antena. Porque no son transmitidos por radiofrecuencia sino se alojan en internet. En Palabra de copy tenemos un podcast especializado en comunicación interna. Échale un oído en este enlace.
Postales electrónicas
Son comunicados enviados por correo electrónico que muestran el mensaje mediante la combinación de diseño gráfico y texto.
Pueden ser consideradas como la versión electrónica de un flyer.
Son útiles para entregar mensajes cortos, de manera atractiva.
Presentación
Es un documento, generalmente en Power Point, que fue pensado para la exposición ante el público.
Red social corporativa
Es como una red social tipo Facebook, pero los únicos que tienen acceso son los colaboradores de la empresa.
Revista interna
Suele ser un medio de comunicación muy importante en las empresas, pues permite difundir información de manera extensa relacionada con la actividad de la compañía, de manera periódica.
Puede ser impresa o electrónica. Hay una tendencia generalizada a migrar hacia el formato electrónico, sin embargo, para algunos públicos internos el contar con números impresos sigue siendo relevante.
Para la comunicación de un proyecto organizacional en específico puede ser útil en forma de artículo, nota breve o incluso como en forma de anuncio.
Roll up
Es un medio impreso (que se desenrrolla) y mediante una estructura integrada se puede colocar en pasillos o salones. Es práctico, atractivo y portátil.
Ideal para mensajes cortos.
Sirve para campañas, invitaciones o reforzar branding en lugares de mucho tránsito.
Servicio de mensajería interna
Son aplicaciones que permiten la creación de grupos de chat privado y por lo tanto en algunas empresas, sus integrantes los utilizan para comunicarse entre sí.
Tableros
Son los espacios dispuestos en alguna pared dentro de las instalaciones de la empresa en donde se colocan materiales de comunicación.
En muchas compañías son un medio muy utilizado. Permite la difusión de noticias y avisos oportunos.
Talking points
Son mensajes importantes diseñados para su transmisión oral.
Para algunos esfuerzos o campañas de comunicación es necesario que personas clave dentro de la empresa (gerentes, por ejemplo) transmitan mensajes concretos de una forma cuidada.
Los talking points se redactan con dos objetivos principales:
• Facilitar la labor a quienes deberán difundirlos
• Dar certeza a quien diseñó la comunicación de que los mensajes serán transmitidos de manera precisa.
Town hall meeting
Para efectos de este glosario de comunicación interna no se trata de reuniones en el ayuntamiento, sin embargo el sentido es parecido.
Un Town hall meeting es una conferencia que brindan el director o los directivos de la compañía a un número importante de colaboradores.
Generalmente estas conferencias son mediante la transmisión de video para así poder llegar a las diferentes instalaciones de la empresa.
Videoconferencia
Conferencia que se transmite mediante video.
Mensajes clave
Campo contenido en el formato de brief: en este campo lo que se solicita son las ideas centrales que, mediante la campaña o esfuerzo de comunicación, se deben transmitir.
Los mensajes clave están relacionados directamente con los objetivos de comunicación y por su importancia es conveniente reiterarlos en distintos momentos y medios de comunicación.
Términos del glosario de comunicación interna de la O a la P
O
Objetivos del esfuerzo de comunicación interna
Campo contenido en el formato de brief: es lo que se propone lograr con el esfuerzo de comunicación. Es importante diferenciar estos objetivos de los objetivos del proyecto organizacional.
Ejemplo: Supongamos que el proyecto organizacional es una carrera en donde puedan participar los familiares de los colaboradores.
En ese caso uno de los objetivos organizacionales podría ser:
• Elevar el nivel de engagement en el personal al acercar a su familia a la empresa la comunicación interna
Mientras que los objetivos de comunicación pueden ser:
• Dar a conocer a todo el personal que la empresa organiza un carrera en la que pueden participar sus familiares
• Lograr que se inscriban X número de colaboradores y X número de familiares
Como puedes ver los objetivos son diferentes aunque complementarios.
Observación y cumplimiento de las normas de marca
Ver manual de identidad corporativa
P
Perfil de públicos
Son los aspectos de un grupo de personas que los caracterizan y asemejan y, que por ello, se les puede identificar como un público objetivo para determinados mensajes.
Los rasgos que generalmente se analizan para agrupar a los públicos objetivo son:
Rasgos demográficos: edad, sexo, ingresos mensuales, grado de educación...
Rasgos geográficos: lugar donde viven, lugar donde trabajan...
Rasgos de comportamiento: afinidades, intereses, fobias...
En comunicación (externa e interna) es importante perfilar a los públicos para poder generar mensajes más relevantes para cada segmento.
No es lo mismo comunicar el mismo tema a un director de área que a un colaborador operativo de planta, no por otra cosa, sino porque su visión, costumbres, preocupaciones e intereses son totalmente distintas.
Se perfila a los públicos y se les segmenta buscando mayor efectividad de la comunicación.
Plan estratégico de comunicación interna
Es el documento en donde se enuncian las principales líneas de acción que, en materia de comunicación interna llevará a cabo la empresa con el objetivo de ayudar a la organización para alcanzar sus propósitos.
De este modo, el plan estratégico de comunicación interna siempre está ligado al plan estratégico de la empresa.
Planificación estratégica (de la empresa)
Es un proceso mediante el cual se analiza la situación de la empresa; la de su entorno y el “lugar” al que es deseable llegar en un plazo de entre 3 y 5 años. Con eso en mente se definen los objetivos y se diseña un plan con acciones detalladas para lograrlos.
La planificación estratégica demanda un trabajo coordinado y consensuado por parte de la dirección y el equipo directivo.
Problemática que busca resolver el proyecto organizacional
Campo contenido en el formato de brief: la información que ahí se solicita es es importante para que quienes elaborarán un esfuerzo de comunicación comprendan el contexto por el cual fue creado el proyecto que necesita servicios de comunicación interna.
En este apartado no se debe confundir con la pregunta ¿qué busca resolver el esfuerzo de comunicación interna para este proyecto organizacional? Pues son dos cuestiones completamente distintas. (ver objetivos del esfuerzo de comunicación interna en este glosario)
Propuesta de valor al empleado
Es la definición que hace una empresa con respecto al conjunto de beneficios que recibirán sus empleados por el simple hecho de laborar ahí.
Todas las empresas ofrecen beneficios para sus empleados, pero no todas las comunican como parte de la propuesta de valor al empleado.
Para efectos de este glosario de comunicación interna podemos acotar que hoy en día las organizaciones que son capaces de atraer al mejor talento son las más competitivas. Al definir —y comunicar adecuadamente— una propuesta de valor al empleado las empresas pueden atraer y retener a mejor talento.
Proyecto organizacional que requiere esfuerzos de comunicación interna
Son aquellos proyectos que para tener éxito requieren sumar la participación de un número importante de colaboradores de una o diversas áreas de la compañía. Y que por ello le son de utilidad los servicios de comunicación interna para informar, instruir e inspirar a los colaboradores clave para que participen activamente.
Públicos objetivo de la comunicación interna
Son los grupos de personas de la empresa a quienes están dirigidos los esfuerzos de comunicación interna.
Hay proyectos organizacionales que deben comunicarse a:
• Todo el personal
• El personal de una división o área
• El personal de áreas específicas
O bien a colaboradores que desempeñan un cargo o función en particular
• Al equipo directivo
• A los líderes
• Al personal administrativo
• Al personal de operaciones
Todos esos grupos pueden ser en algún momento los públicos objetivo de la comunicación interna.
Términos del glosario de comunicación interna de la R a la S
R
Responsable de la comunicación interna
Es a quien se le ha asignado la labor de coordinar los esfuerzos de comunicación interna.
No en todas las empresas existen áreas o departamentos dedicados a la comunicación interna, sin embargo en casi todas hay alguien que se ocupa de estas labores. En nuestros documentos utilizamos el término responsable de la CI para referirnos a ellas y ellos en general.
Retroalimentación
Para comprender de manera más gráfica lo que es retroalimentación en este contexto ayuda dar una repaso a los elementos básicos de comunicación, que son: emisor, mensaje y receptor.
La retroalimentación es la información relevante que devuleve el receptor del mensaje a quien se lo emitió.
La retroalimentación es muy importante pues permite al emisor ir adaptando sus mensajes con el objetivo de ser más efectivo en su propósito comunicacional.
S
Segmentación de mensajes
Es la elección de los mensajes que se habrán de transmitir en función del público al que se le dirigirán.
(Ver Perfil de públicos en este glosario de comunicación interna)
Servicios de Comunicación interna a las demás áreas de la empresa
Además de su labor estratégica dentro de la compañía, comunicación interna es un área de servicio.
Los servicios que brinda pueden ser de manera directa, es decir desarrollados por el responsable del área y sus integrantes o bien mediante una agencia de comunicación interna.
Estos son algunos de los servicios que más frecuentemente brinda, aunque es muy importante que corrobores con el encargado de tu área cuáles están disponibles en tu empresa:
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Estrategia de comunicación para un proyecto organizacional
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Naming para proyecto organizacional, es decir, definición de nombre apropiado para su comunicación al interior de la empresa.
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Diseño de identidad visual para para proyecto organizacional que lo amerite*. La identidad visual incluye: logotipo, elementos gráficos distintitvos como tipografías, paletas de color, estilo de fotografías e ilustraciones, entre otros.
*En algunos casos el manual de identidad corporativa o las políticas de comunicación interna sólo permiten el desarrollo de identidad visual para cierto tipo de proyectos.
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Diseño y desarrollo de una campaña de comunicación interna
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Servicios editoriales
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Conceptualización, diseño editorial y desarrollo de contenidos para medios editoriales como: intranet, micrositio, revista o boletín internos.
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Elaboración de comunicados
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Elaboración de entrevistas a personalidades de la empresa o del sector
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Redacción de reseñas o crónicas
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Corrección de estilo, es decir el cuidado que se hace a un texto para verificar que esté en línea con el Manual de estilo editorial de la empresa.
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Levantamiento de memoria en video para eventos internos
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Conceptualización, elaboración de guión y producción de videos de carácter interno.
Entre muchos otros.
luis ubillus says
muy buen insumo, felciitaciones